הפסיכולוגיה מאחורי מתנות בכנסים ולמה הן הכרחיות

כאשר אנו מדברים על השתתפות בכנסים מקצועיים אנו מתייחסים לחוויה שלמה המתחילה מרגע ההרשמה ועד החזרה למשרד. בעולם שבו רוב התקשורת העסקית מתבצעת במרחב הדיגיטלי יש עוצמה בלתי רגילה לחפץ פיזי ומוחשי. מתן פריט איכותי מפעיל באופן טבעי את עקרון ההדדיות מנגנון פסיכולוגי מוכר שלפיו אדם המקבל ערך מסוים חש צורך פנימי להשיב טובה. על פי עקרון ההדדיות בפסיכולוגיה עסקית כפי שמוסבר בכתבי הרווארד ביזנס ריוויו מתנה קטנה ומחושבת יכולה לפתוח דלתות ולייצר פתיחות אמיתית לשיתופי פעולה עתידיים.

מעבר לפן הפסיכולוגי פריט המוענק בכנס משמש כתזכורת יומיומית לנוכחות שלכם. כאשר משתתף חוזר למשרד שלו עם כוס תרמית מעוצבת ומניח אותה על שולחן העבודה הוא בעצם מכניס את המותג שלכם לסביבה האישית והמקצועית שלו. חשיפה מתמשכת זו שווה הרבה יותר מכל מודעה דיגיטלית חולפת. לכן רכישת מוצרי פרסום לעסקים המיועדים לכנס צריכה להיעשות מתוך חשיבה אסטרטגית עמוקה ולא כפעולה שולית של הרגע האחרון.

חוקי הזהב לבחירת מתנות שמשאירות חותם

לפני שניגשים לקטלוגים השונים ומסתנוורים מהשפע הקיים חשוב לעצור ולהגדיר את הקריטריונים לבחירה מוצלחת. בתור מנהלי משאבי אנוש או מובילי דעה בארגון עליכם לראות את הדברים דרך העיניים של מקבל המתנה. הנה מספר עקרונות מנחים שיעשו לכם סדר התהליך ההפקה.

שימושיות היא המלכה

הכלל הראשון והחשוב מכולם הוא השימושיות של הפריט. מתנה יפה ככל שתהיה אם אין לה שימוש פרקטי היא תמצא את עצמה מהר מאוד במגירה תחתונה או בפח האשפה. שאלו את עצמכם האם המוצר פותר בעיה קטנה למשתתף האם הוא מקל עליו במהלך יום העבודה או מספק לו ערך בזמן פנאי. פריטים בעלי שימוש יומיומי מבטיחים חשיפה מקסימלית למותג שלכם לאורך זמן רב.

איכות שמדברת בעד עצמה

איכות המוצר שאתם מחלקים משליכה באופן ישיר על האופן שבו נתפס הארגון שלכם. עדיף בהחלט להעניק מתנה אחת איכותית ומוקפדת מאשר שקית עמוסה בפריטים זולים שמתפרקים לאחר שימוש אחד. כבעל רקע באדריכלות אני יכול להעיד שגימור נכון חומר גלם משובח ותשומת לב לפרטים הקטנים הם אלה שיוצרים את תחושת היוקרה וההערכה. כאשר משתתף אוחז במוצר איכותי הוא באופן תת מודע מקשר את האיכות הזו לשירותים או למוצרים שהחברה שלכם מציעה.

התאמה מדויקת לקהל היעד

אין דין כנס רופאים כדין כנס מתכנתים או אירוע חברה לעובדי ייצור. חשוב להבין מי הקהל שיגיע לאירוע מהו סדר היום שלו ומהם תחומי העניין המשותפים לו. עבור מנהלים בכירים תרצו אולי לבחור פריט אקסקלוסיבי שישדר יוקרה בעוד שעבור כנס טכנולוגי מוצרים הקשורים לסביבת המחשב יהיו מדויקים יותר. הבנת הפרופיל של המשתתף תסייע לכם לצמצם את האפשרויות ולפגוע בול במטרה.

הקטגוריות המובילות לחלוקה בכנסים מקצועיים

כעת לאחר שהבנו את העקרונות בואו נצלול לקטגוריות הפופולריות והיעילות ביותר שקיימות כיום בשוק. בחירה מתוך הקטגוריות הללו תוך התאמה לתקציב שלכם תבטיח הצלחה ותגובות חיוביות מהקהל.

1. תיקים חכמים שיוצאים למסע

חלוקת תיק בכנס משרתת שתי מטרות עיקריות באותו הרגע. הראשונה היא הענקת אמצעי נוח למשתתף לאחסן את כל החומרים העלונים והמתנות הנוספות שהוא אוסף במהלך היום. השנייה היא הפיכת המשתתף לשלט חוצות מהלך של המותג שלכם ברחבי האולם ולאחר מכן ברחובות העיר או ברכבת בדרך הביתה. הזמנת תיקי בד לכנסים ממותגים הפכה לסטנדרט כמעט בכל אירוע שמכבד את עצמו.

חשוב להקפיד על עיצוב נקי של התיק ועל בד איכותי שיכול לשאת משקל במידה והתקציב מאפשר ניתן לשדרג לתיקי גב המיועדים למחשב נייד מתנה שנחשבת ליוקרתית במיוחד וזוכה להערכה רבה בקרב מקבליה.

מוצרי חובה לכנס הבא שלכם

2. עמדות טעינה וגאדג'טים

בכנסים מקצועיים המשתתפים מבלים שעות ארוכות מחוץ למשרד ולבית. הם מצלמים מתכתבים שולחים מיילים ומעלים תכנים לרשתות החברתיות. כתוצאה מכך סוללת הטלפון שלהם מתרוקנת במהירות. כאן בדיוק אתם נכנסים לתמונה כגורם המציל את המצב. בחירה במוצרים כמו מטענים ניידים ממותגים או משטחי טעינה אלחוטיים מעניקה פתרון מידי לצורך בוער.

כאשר אתם מעניקים פריט טכנולוגי אתם משדרים חדשנות עדכניות והבנה אמיתית של צרכי הלקוח או העובד. חשוב רק לוודא שהמוצרים הטכנולוגיים נושאים תווי תקן מחמירים ומגיעים מספקים מורשים על מנת להבטיח בטיחות מרבית למשתמשים.

3. כלי שתייה המשלבים אג'נדה ירוקה

בעידן שבו חברות רבות מאמצות אחריות תאגידית וסביבתית חלוקת בקבוקי מים רב פעמיים או כוסות תרמיות היא דרך מצוינת להראות שאכפת לכם מהסביבה ומהבריאות של המשתתפים. מוצרי שתייה מאפשרים שטח מיתוג מצוין ויש להם נטייה ללוות את המשתמשים לחדר הכושר לטיולים בטבע וכמובן לשולחן העבודה.

הסוד כאן הוא באיכות הבידוד במידה ומדובר בכוס חמה ובאטימות למניעת נזילות. מותג ששמו מתנוסס על בקבוק שדלף בתוך תיק של לקוח עלול לספוג נזק תדמיתי ולכן איכות הפריט חייבת להיות ללא פשרות.

4. ציוד משרדי בעל נוכחות

למרות המעבר לעולם הדיגיטלי אנשים עדיין אוהבים לכתוב לסכם ולשרבט רעיונות על נייר במיוחד בזמן הרצאות ופאנלים מקצועיים. חלוקה של מחברות ממותגות לעסקים בעלות כריכה קשה ויפה בתוספת עט איכותי היא מהלך קלאסי שתמיד עובד.

הדגש היום הוא על עיצוב נקי ומינימליסטי. חלפו הימים של לוגו ענק התופס את כל חזית המחברת. כיום נהוג לבצע הטבעה עיוורת או צריבת לייזר קטנה ואלגנטית המעניקה למחברת מראה של פריט בוטיק שנרכש בחנות עיצוב.

תזמון וחלוקה איך לשלב את המוצר באסטרטגיה?

הבחירה במוצר הנכון היא רק מחצית מהעבודה החצי השני הוא האופן שבו אתם מחלקים אותו למשתתפים. הדרך שבה המוצר מוגש יכולה להעצים את החוויה בצורה משמעותית. ניתן לחלק את אסטרטגיית החלוקה לשלושה שלבים עיקריים.

• בשלב ההרשמה: קבלת המשתתפים עם שקית כנסים או תיק בד עמוס בציוד בסיסי מעניקה תחושת קבלת פנים חמה וצידה לדרך לקראת יום ההרצאות.
• במהלך ההפסקות והמינגלינג: יצירת עמדות הפעלה או הגרלות בדוכן שלכם שבהן מחלקים מתנות פרימיום למתעניינים ספציפיים. שיטה זו מבטיחה שהמוצרים היקרים יותר יגיעו בדיוק ללידים החמים ביותר.
• כמתנת פרידה: הענקת פריט בעל ערך רגשי או משפחתי ביציאה מהאירוע המשאירה טעם מתוק של סיום מוצלח.

ממה חובה להימנע טעויות נפוצות של מארגני כנסים

כדי להבטיח שההשקעה שלכם לא תרד לטמיון הכנתי עבורכם ריכוז של טעויות נפוצות שכדאי להכיר ולהתרחק מהן. כמארגני אירועים חשוב לזהות את המוקשים הללו מבעוד מועד.

הנתונים שמגבים את ההצלחה

שילוב מוצרי קדמ באסטרטגיית השיווק של אירועים מגובה בנתונים מספריים מוצקים. על פי מידע מקיף שנאסף לאורך השנים בנושא מחקרים בתחום מוצרי הקידום ניתן לראות כי מרבית מקבלי המתנות הממותגות שומרים אותן למשך חודשים ארוכים ולעיתים אף שנים בתנאי שהן מביאות תועלת אמיתית לחייהם. יותר מכך רבים מדווחים כי קבלת מוצר איכותי משפרת באופן ניכר את הדעה החיובית שלהם על המותג המפרסם ומעלה את הסיכוי שיעשו עמו עסקים בעתיד. נתונים אלו מוכיחים כי העלות פר חשיפה של מוצר פיזי נמוכה בצורה משמעותית מערוצי פרסום מסורתיים אחרים ויוצרת אימפקט עמוק ואותנטי יותר.

הלוגיסטיקה מאחורי הקלעים

אחד האתגרים הגדולים בהפקת כנס הוא ניהול הזמן והלוגיסטיקה. הזמנת פריטים ממותגים דורשת תהליך סדור הכולל בחירת מוצר הדמיות גרפיות אישור דוגמה ייצור המוני ואספקה. אל תשאירו את הנושא הזה לסוף הרשימה. ודאו שיש לכם מספיק זמן לקבל דוגמה פיזית של המוצר לפני הייצור המלא כדי שתוכלו לחוש את החומרים ולבדוק את הפונקציונליות שלו מקרוב.

בנוסף חישבו על אופן השינוע אל אולם הכנסים. האם הספק יכול לספק את הסחורה ישירות לאתר האירוע ביום שלפני או שעליכם לאחסן ארגזים במשרדי החברה ולשנע אותם עצמאית פתרון לוגיסטי חכם יחסוך לכם הרבה כאב ראש ביום הלחוץ של האירוע עצמו.

טיפ זהב לסיום יצירת חווית אנבוקסינג

בעידן שבו כל משתתף בכנס הוא גם יוצר תוכן פוטנציאלי ברשתות החברתיות חווית הפתיחה של המתנה אנבוקסינג הופכת לחשובה לא פחות מהמוצר עצמו. אריזה מוקפדת נייר עטיפה יפה עם מדבקה ממותגת או קופסה מעוצבת יגרמו למשתתפים לשלוף את הטלפונים ולתעד את הרגע ללינקדאין או לאינסטגרם שלהם. זוהי דרך מעולה לייצר חשיפה אורגנית ולגרום לאלה שלא הגיעו לכנס להרגיש שפספסו אירוע מושקע במיוחד.